Если у вас постоянно возникает ощущение погони за временем, чувство неудовлетворенности от прошедшего дня и ощущение большой кучи незакрытых дел и задач, то, скорее всего дело в том, как вы распоряжаетесь своим личным и рабочим временем. В большинстве случаев проблема лежит в неумении грамотно распределять задачи, и организовывать управление своим временем.
Тайм-менеджмент это целая наука, в которую мы попробуем сегодня окунуться и постараться изучить многие ее аспекты.
Первое, что нужно понимать, это то, что тайм менеджмент помогает нам структурировать и упорядочить нашу жизнь. Умение распределять время между нашими обязанностями, задачами и планами помогает нам достичь большего успеха в жизни. Также это помогает нам улучшить нашу продуктивность и дает нам больше времени для достижения наших целей.
Второе, что нужно понимать о тайм менеджменте, это то, что он может помочь нам понять, как мы можем использовать наше время более эффективно. Это означает, что вы должны использовать время таким образом, чтобы иметь возможность выполнять ваши обязанности и достигать своих целей в отведенное время. Это поможет вам достичь большего успеха и поможет вам избегать трату времени в пустую.
Наконец, тайм-менеджмент может помочь нам создавать более сбалансированную жизнь. Это означает, что вы должны распределять время между работой, учебой и досугом таким образом, чтобы иметь время для себя и для своих любимых занятий. Это поможет вам поддерживать здоровое психологическое состояние и поможет вам стать более счастливой и успешной личностью.
Основные задачи тайм-менеджмента
Набор методологий в тайм-менеджменте позволяет организовать и сбалансировать планирование дня таким образом, что в конечном итоге способствует появлению возможности для выделенного времени на себя и полноценный отдых, а также на развитие и общение с другими людьми (например, коммуникация с родственниками и друзьями). С помощью тайм-менеджмента многие люди быстрее заканчивают рабочие задачи, т.к. у них появляется возможность обучиться навыку грамотного управления собственной жизнью, а также умению добиваться поставленных целей.
Польза тайм-менеджмента
Методы тайм-менеджмента разработаны таким способом, чтобы дать возможность соблюдать баланс в самых различных сферах жизни и грамотно организовать ваше время, не жертвуя чем-то, будь-то личной жизнью или профессиональной карьерой. Тайм-менеджмент внешне схож с методологией Work Life balance.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент — это сознательный контроль и оптимизации, планирование и управление над своим временем, которое вы затрачиваете на различные виды деятельности. Это понятие включает в себя спектр планирования, распределения, делегирования, анализ, постановку и расстановку приоритета целей.
Тайм-менеджмент позволяет следить за процессом управления времени. С его помощью становится легче и эффективнее распоряжаться своим временем, чтобы достичь желаемых целей. А также тайм-менеджмент является инструментом, который помогает упорядочивать планы и достигать своих целей.
Данная методология контроля временем необходима абсолютно для любого проекта и человека занимающегося личным развитием, и интеллектуальным трудом. Особенно на удаленной работе. Поскольку грань работы и личного времени смывается напрочь, из-за чего зачастую вы не успеваете в срок абсолютно все, пропуская личные события или сдачу проекта на работе.
Работники умственного труда, тратят большую часть своего личного времени на решение задач, у себя в мыслях. Из-за которых они не могут полностью расслабиться и со временем зарабатывают себе кроме денег, высокой должности и признания, еще и синдром хронической усталости.
Многие техники тайм менеджмента, также сочетают в себе процессы делегирования, чтобы вас не затянуло болото дел, нужно правильно делегировать.
Принципы тайм менеджмента
Тайм менеджмент включает в себя ряд инструментов, которые помогают распределять время эффективно. Эти инструменты включают в себя планирование, установку приоритетов, мониторинг работы и контроль времени.
Планирование помогает видеть более широкую картину и планировать действия в долгосрочной перспективе.
Установка приоритетов помогает фокусироваться на более важных задачах и выполнять их эффективно.
Мониторинг работы позволяет проследить затем, как работа влияет на результаты. А контроль времени помогает планировать свои действия и достигать своих целей в установленные сроки.
Основными принципами тайм менеджмента является разработка плана действий, планирование и эффективное использование времени. Это помогает правильно распределять свое время на важные и приоритетные задачи. Также с помощью тайм менеджмента человек может уменьшить уровень стресса, при прохождении пути к достижении своих целей.
Все методы тайм менеджмента основываются на нескольких базовых принципах.
1. Планирование. Определяется план, на основе которого будет понятно, когда вы начнете и когда должны будете закончить задачу.
2. Структурирование. Составьте свои критерии, на основе которых вы оцените готовность задачи и полученные результаты.
3. Расстановка приоритетов. Нужно определить срочные задачи и расставить задачи в порядке приоритетов
Какие есть методы тайм менеджмента?
Систем и принципов менеджмента очень много. Начиная от гибких методов, которые не подразумевают под собой распределения дня на отрезки, а заканчивая жестким планированием вплоть до минуты. Золотого способа, который можно посоветовать и рассказать каждому - нет, в зависимости от ситуации, личных дел и компании, нужно тестировать и планировать каждый из принципов. Ниже мы расскажем про известные методы тайм менеджмента для ознакомления.
1. Менеджмент по хронотипу.
Тайм менеджмент по хронотипу является мощным инструментом для управления временем, помогающий распределять свое время между работой, отдыхом и досугом. Он помогает понять и привить привычку распределять свое время на более эффективные действия. Одним из практичных подходов к менеджменту времени является так называемый тайм менеджмент похронотипу.
Хронотип – это классификация людей в зависимости от того, как они обычно воспринимают свое время. Хронотип помогает понять свои сильные и слабые стороны при работе с временем. Таким образом, менеджеры могут получить мощное средство для улучшения эффективности.
Этот метод разработал клинический психолог и кандидат медицинских наук Майкл Бреус. Он выделил 4 базовых хронотипа, по каждому из которых следует индивидуально планировать свой рабочий режим.
Волки (Совы)
Этому хронотипу нужно постараться вставать хотя бы до 12 дня. Пик эффективности наблюдается до 18:00 часов. А обычный отход ко сну в 12 - 1 час ночи.
Медведи
Просыпаются около 7-11 утра. Эффективно выполняют работу с 11 до 18 часов. Отход ко сну не позднее 11 часов вечера.
Львы (Жаворонки)
Просыпаются рано утром, с 5 до 10 утра, продуктивны с 10 до 17 часов, готовятся ко сну в 22-23 часа.
Дельфины
Имеют самый беспокойный режим сна. Если встают ранним утром - легко засыпают обратно. Пик продуктивности с 10 до 18 часов. А чтобы им лечь спать, нужно готовиться ко сну заранее, до 2 часов, не отвлекаясь на гаджеты.
2. Матрица Эйзенхауэра.
Это техника, которая сочетает в себе принципы тайм-менеджмента с принципами психологии и позволяет более эффективно управлять своим временем. Эта методика была разработана профессором психологии Дуайт Эйзенхауэр и позволяет достичь равновесия при планировании, выполнении и оценке своих задач.
Основой матрицы Эйзенхауэра является двумерная модель. В горизонтальной оси матрица содержит различные уровни приоритетов: высокий, средний и низкий. В вертикальной оси каждый уровень приоритета делится на четыре категории: важно и срочно, важно и несрочно, неважно и срочно и неважно и несрочно. Это позволяет присвоить приоритеты задачам и выбрать наиболее важные и срочные из них.
Матрица проста в использовании, нужно распределить свои задачи на каждый из квадрантов.
Первый Квадрант: Важное и Срочное. Неотложные задачи, которые должны быть выполнены в ближайшее время.
Второй Квадрант: Важное, но не Срочное. Большие задачи требующие много времени для выполнения.
Третий Квадрант: Срочное, но не Важное. Чаще всего это повседневные или бытовые задачи, которые требуют выполнения сегодня.
Четвертый Квадрант: Несрочное и Неважное. Если у вас много задач в первом и/или втором квадранте, такие задачи можно полностью убрать из плана. Иногда их можно выполнить, если они приносят удовольствие. Обычно это развлечения.
В рамках тайм-менеджмента Матрица Эйзенхауэра предлагает следующие советы: сначала нужно принять решение о том, какие задачи высокого приоритета и срочности нужно выполнить. Затем необходимо поставить цели и приступить к конкретным действиям для достижения этих целей. Наконец, нужно постоянно оценивать свои действия и поддерживать свое воображение и мотивацию, чтобы достичь желаемых результатов.
3. «Съешь Лягушку».
Само понятие Тайм-менеджмент Съешь Лягушку было впервые предложено автором Брайан Трейси в своей книге «Оставьте брезгливость. Съешьте лягушку!».
Суть этого метода заключается в том, чтобы выполнить все трудные и серьезные дела в первой половине дня, когда вы полны сил. Эйфория от решенных сложных задач придаст сил на весь день, для решения более мелких и простых дел.
Этот метод разработал канадо-американский бизнес-тренер и оратор - Брайн Трейси. Конечно, живых лягушек есть не придётся. Их место займут самые тяжелые задачи, ведь их выполнение такое же неприятное, как поедание этих бедных земноводных (французы здесь поспорят).
4. Дробление больших задач.
Дробление большой задачи на более мелкие — популярный метод, используется во многих сферах жизни. Представьте, как вы смотрите на необъятную задачу, и не знаете с какой стороны к ней подобраться, из-за этого вы будете откладывать задачу как можно дольше, пока не будут гореть все сроки.
Разделяя задачу на более мелкие, вы сильно упрощаете себе жизнь. Ведь более мелкие задачи быстрее и легче решить, чем одну большую. С помощью такого метода, вы будете наглядно видеть, как продвигаетесь ближе к своей цели и не терять мотивацию.
К примеру, вы хотите стать лучшим специалистом в своей области. Для этого вам потребуется прокачать свои скиллы, пройти дополнительное обучение, собрать портфолио и так далее. Эта цель уже делится на удобные подцели, ориентируясь на выполнении каждой подцели, вы вероятнее всего придете к конечному результату, нежели будете браться за все и сразу, не продвигаясь вовсе.
5. Канбан.
Это методология проектного управления, которая помогает организовать свои задачи, достигая большей продуктивности и более эффективной работы. У нее есть много различных преимуществ, таких как высокий уровень видимости, легкое планирование и управление рабочими процессами.
Одним из основных принципов Таск трекера Канбан является использование доски, позволяющей команде отслеживать процесс выполнения работ и проекта.
Доска состоит из трех основных колонок: для задач, которые должны быть выполнены, для задач, которые в процессе выполнения, и для задач, которые были завершены. Это позволяет легко следить за процессом и всегда понимать, что в данный момент происходит.
На доске можно видеть не только текущие задачи, но и предстоящие в будущем. Это позволяет более эффективно планировать работу и достигать большей продуктивности.
Это гибкий метод, вы можете добавить сколько угодно столбцов, в зависимости от ваших нужд. С помощью этого метода, вам будет проще визуализировать прогресс выполнения задач и рассчитывать свои силы.
6. «Метод помидора» или Техника Pomodoro.
Фраческо Чирилло — разработчик программного обеспечения предприниматель, инструктор и наставник. Изобрел Метод помидора, суть которого заключается в четких промежутках времен. где часть времени вы отдыхаете, а часть - работаете.
Дается отрезок времени в 20-25 минут, в течение которого вы работаете ни на что не отвлекаясь, по истечению этого времени, дается короткий перерыв в 5 минут. После 4-ех таких «помидоров» необходить сделать длительный перерыв (примерно 15-30 минут).
7. Концентрация на одной задаче.
Ученые из Стенфордского Университета в 2009 году провели эксперимент, по результатам которого выяснили, что человек одновременно выполняющий несколько интеллектуальных дел, справляется с ними хуже, чем человек решающий и концентрирующийся на одной задаче.
Продуктивнее будет взять одну задачу, в один временной отрезок, и сконцентрироваться на ней. Но существуют исключения, подтверждающие правило. Совмещение интеллектуальной и физической активности в большинстве случаем не оказывают отрицательного влияния.
Методом проб и ошибок вы сможете подобрать под себя наиболее эффективный метод управления временем, или даже совместить их несколько, что настоятельно рекомендуем.
В заключение, можно осказать, что тайм менеджмент имеет огромное значение для нашей жизни. Он помогает нам улучшить нашу продуктивность, структурировать и упорядочивать нашу жизнь, а также помогает нам достичь большего успеха и баланса в жизни. По этому очень важно учиться эффективно использовать время и достигать большего успеха в жизни.
